Jugar con Excel parte I: tablas dinámicas

Lo mejor de organizar la producción con Excel son los resultados: clientes satisfechos de punta a punta del país.

Trabajo en una fábrica de uniformes que ofrece además de la ropa, un servicio de logística a su cliente más grande. Éste tiene sucursales en cada provincia y cada localidad importante, y unos 2500 colaboradores.

Usando una plataforma virtual, recibimos el pedido de prendas de cada colaborador, que puede bajarse a un libro de Excel para trabajarlo.

La cantidad de registros y de opciones de uniforme hace demasiado tedioso el armar tablas de frecuencias manualmente. Para resumir esta información lo mejor es usar una herramienta rápida y práctica.

Vamos a jugar con tablas dinámicas.

Empiezo con una tabla como esta con el nombre de cada colaborador, su ubicación y los talles de ropa deseados. Como las prendas son distintas, uso una hoja para hombre y otra para mujer.

Un dato fundamental son las cantidades de prendas por talle. Antes de aprender esto, armaba una tabla por cada prenda, usando fórmulas de conteo (por ejemplo CONTAR.SI o CONTAR.SI.CONJUNTO). Pero con tablas dinámicas es muy rápido de hacer:

Tabla de frecuencias de talles de camisas

1) Uso una hoja aparte y en el menú insertar, grupo tablas, doy click en Tabla dinámica. Selecciono como rango de datos toda la nómina de personas y le doy a Aceptar.

2) Aparecerá el cuadro Lista de campos de tabla dinámica. Para armar la tabla debemos arrastrar con el mouse los campos deseados hacia alguna de las 4 áreas.

Primero arrastro el campo Camisa y lo pongo en Rótulo de fila. Luego vuelvo a arrastrar el campo Camisa de la lista y lo pongo en Valores.

Listo.

La tabla que se visualiza a la izquierda son los talles de camisas solicitados y la cantidad de personas que quieren ese talle.

Esto es la cantidad de veces que alguien pide el talle. Para tener el número de camisas y no de personas, uso la columna siguiente (E) para multiplicar los valores de la columna D por 4, ya que enviamos 4 camisas por persona.

Todavía no sé cómo pedirle a la tabla que haga esto sola, si alguien sabe cómo hacerlo sería fantástico que lo explique en los comentarios!

Lo siguiente que necesito saber es la cantidad de camisas por talle por zona geográfica. Para esto se usa el área Filtro de informe. Arrastro el campo Zona al área Filtro de informe, y aparece arriba la opción de la imagen. Es la misma tabla de antes, pero puedo elegir cuál zona quiero ver.

Por ejemplo, de las 252 personas que piden camisa, 87 son de zona mediterránea y podemos ver los talles que se necesitan para esta zona.

En caso de alguna prenda faltante en stock, podemos saber cuál zona va a quedar incompleta (y avanzar con una zona diferente) hasta solucionarlo.

Algo que me gusta hacer sólo por curiosidad es armar una tabla comparativa entre talle de camisa y talle de pantalón. Para esto, arrastro el campo Pantalón al área Rótulo de columna. Así puedo observar que camisa y pantalón tienen una cierta correlación de talles, y también ver los casos raros en que una persona tiene un talle muy chico de pantalón pero grande de camisa y viceversa.

En cualquiera de los ejemplos que di, hay algo muy útil que se puede pedir con tablas dinámicas y es un informe sobre los datos de una celda. Ejemplo: en la primera tabla que les mostré, se puede ver que en el talle 46 de camisa hay 6 personas. Si hacemos doble click sobre el número 6, Excel crea una hoja aparte con un informe conteniendo la información de las 6 personas.

El informe es este:

Son las 6 personas, todas con camisa talle 46, y todos sus datos.

A veces es necesario investigar más a fondo y con esto lo hacemos bien fácil.

Un error muy común para tener en cuenta:

En el área Valores, al arrastrar el campo Camisa, se ve la leyenda Cuenta de camisa. Si hacemos click en esta palabra, se abre un menú donde está la opción Configuración de campo de valor.

Algo que me sucede a veces es que la tabla me devuelve la suma de los valores pedidos y no la cuenta. Cuando mi tabla me tira datos locos, esta es la razón del error.

Usando el cuadro Configuración de campo de valor se puede elegir qué operación queremos que haga la tabla.

Alguien tiene ejemplos de cómo usar las otras operaciones de la lista?

Bueno, esta es la totalidad de mis conocimientos en el tema. Una habilidad muy básica pero que ahorra mucho tiempo y margen de error al eliminar la necesidad de escribir fórmulas a mano.

En el siguiente post se viene una forma de combinar Excel y Word para organizar el envío de la ropa al cliente en una forma bien personalizada. Saludos y nos vemos en los comentarios!